Внедрение ИСУП Advanta в Центре информационных технологий Тульской области
Поделиться
Дата публикации: 19 февраля 2019
Руководству компании был необходим гибкий инструмент, который позволяет реализовать большое количество IT-проектов в короткий срок. Так было принято решение о внедрении системного управления проектами.
Государственное автономное учреждение Тульской области «Центр информационных технологий» (ГАУ ТО «ЦИТ») является подведомственным учреждением Министерства по информатизации, связи и вопросам открытого управления Тульской области.
С 2012 года ГАУ ТО «ЦИТ» успешно реализует ИТ-проекты (80% – внедрение информационных систем), больше половины которых составляют собственные разработки. В круг задач Центра также входит выполнение проектов по организации и техническому оснащению ЕГЭ, информатизации школ и детских садов. За это время реализованы проекты «Электронное правительство», «Открытый регион», «Безопасный город», «Открытые данные» и др.
Олег Сурыкин, начальник отдела проектного управления ГАУ ТО «Центр информационных технологий»: «Мы начали применять проектное управление в 2012 году еще до того, как наше Правительство продекларировало его как наиболее эффективное управленческое решение. Тогда это еще не было «модно» и распространено среди органов госвласти. Для нас проектный менеджмент стал незаменимым инструментом, который позволяет реализовать большое количество IT-проектов в короткий срок. В то время было необходимо быстро развивать информатизацию медицины, электронных госуслуг, создавать МФЦ, автоматизировать деятельность органов власти посредством внедрения ведомственных информационных систем. На тот момент у нас даже полноценной ИСУП не было. Были только планы-графики в MS Project, выложенные в сетевые папки и Уставы проектов, формы которых мы искали в отрытых ресурсах. По факту у нас и обученных руководителей проектов не было. Были «заряженные» люди, которые хотели работать в этой сфере и развиваться как проектные менеджеры, поэтому все осваивали самостоятельно в «боевых условиях»».
ГАУ ТО «ЦИТ» в цифрах
· 7 лет успешной работы
· Штат сотрудников – 300 человек
· Реализовано более 130 проектов
В 2013 году у Центра появился свой стандарт управления проектами (на базе PMBoK v.3) и своя ИСУП на базе MS Project Server + MS Sharepoint. Но по ряду причин специалисты ЦИТ были вынуждены отказаться от этого решения: руководству центра стал необходим более гибкий инструмент, который позволяет реализовать большое количество IT-проектов в короткий срок. Так в 2016 году было принято решение о внедрении системы Advanta.
Олег Сурыкин, начальник отдела проектного управления ГАУ ТО «Центр информационных технологий»: «Уход с MS Project Server+ Sharepoint был связан, во-первых с импортозамещением, а во-вторых, с неудобством в доработке – это долго и дорого, а нам был нужен наиболее гибкий инструмент, позволяющий формировать отчеты прямо «на лету», нужной конфигурации и, что немаловажно, без привлечения программистов. Также критичным требованием была возможность работать (импорт/экспорт) с планами-графиками в формате MS Project. Рассмотрев несколько отечественных решений, мы остановили свой выбор на системе Advanta. В ней есть то, что необходимо и руководителю проектного офиса, и менеджерам проектов – возможность импорта/экспорта из MS Project, быстрое построение визуальных графиков-отчетов по заданным параметрам. У системы хорошее юзабилити и приятный интерфейс».
Отличительной особенностью проекта внедрения системы Advanta в работу ГАО ТО «ЦИТ» стал тот факт, что все настройки, запуск и интеграции с существующими системами были произведены специалистами Центра самостоятельно.
Цель
· Автоматизация процессов проектного управления и внедрение системы управления проектами по методу контрольных точек
Задачи
· Внедрить систему планирования проектов
· Обеспечить руководство актуальной и достоверной информацией о ходе реализации проектов
· Сократить время на подготовку отчетности для руководства
Результаты
· При Министерстве создан Проектный офис.
· Внедрена корпоративная методология управления проектами.
· Произведена интеграция с MS Project.
· Реализовано ведение планов-графиков проектов, паспортов и карточек проектов.
· Управление проектами и формирование отчетов осуществляется по контрольным точкам. Прохождение КТ заложено в систему мотивации проектных менеджеров и аналитиков, которые ежемесячно мониторятся.
· В системе ведутся графики отчетности для оперативного мониторинга проектов.
Факты о системе
· 28 проектов – заведено в систему
· 15 пользователей (руководители проектов, аналитики, топы)
· 88 контрольных точек
· Порядка 100 задач – в каждом проекте
Олег Сурыкин, начальник отдела проектного управления ГАУ ТО «Центр информационных технологий»: «С внедрением системы Advanta руководителям стало легче и быстрее строить актуальные отчеты и визуализировать процессы хода реализации проектов. Что касается развития системы, то в ближайшее время планируем реализовать в ней управление инициативами, будем закидывать туда входящие идеи. Более того, впервые пробуем работать с программой проектов: хотим объединить все проекты цифровой экономики в одну программу, управлять планированием и загрузкой ресурсов. Кроме этого, есть запрос от руководства – сделать отдельные еженедельные отчеты по статусу проектов и дашборды, которые также планируем настроить своими силами».