Внедрена система управления образовательными проектами
Поделиться
Дата публикации: 27 мая 2019
За 11 лет работы Хабаровский краевой институт развития профобразования реализовал более 75 проектов в сфере образования, науки, профориентации.
Чтобы сделать проекты более эффективными, был организован проектный офис, разработана методология проектного управления и внедрена система управления проектами. Как система решила задачи одного из ведущих образовательных учреждений Хабаровского края?
КГАОУ ДПО «Хабаровский краевой институт развития системы профессионального образования» был учрежден в июле 2012 года Министерством образования и науки Хабаровского края. Институт реализует программы профессиональной переподготовки и повышения квалификации педагогов, специалистов и руководящих работников. За без малого 7 лет успешной работы Институт реализовал более 75 проектов в сфере профессионального образования, профориентации, науки и повышения квалификации.
Направления, по которым ведутся проекты института: научные, социальные, WSR (WorldSkills Russia), образовательные, межрегиональные и международные, собственные проекты развития. Одновременно реализуется порядка 30 проектов.
Институт в цифрах:
· 32 структурных подразделения
· 6 направлений проектной деятельности
· 27 техникумов и колледжей объединяет
· 100 участников проектов
Проектный подход – совершенно новый вид управления для образовательной организации и системы профессионального образования Хабаровского края в целом. Руководство Института видит в нем большой потенциал для развития и стремится сделать проекты более эффективными и прибыльными. Для этого в структуре Института был организован проектный офис, разработана методология проектного управления и внедрена автоматизированная система управления проектами на базе платформы ADVANTA.
Цель
· Переход на качественно иной уровень управления проектами
· Соответствие тенденции применения проектного подхода в госорганах
Задачи
· Внедрить подход к работе на результат
· Обеспечить контроль отклонений по срокам выполнения проектов и влияния изменений на проекты
· Разграничить проектную и операционную деятельности Института
· Определить четкие зоны ответственности исполнителей за содержание и сроки реализации проектов
· Обеспечить руководству возможность принимать своевременные и точные решения по проектам
Результаты
· Проекты организованы по структуре портфелей, определен универсальный профиль проектов.
· Применена методика управления по контрольным точкам. Введены 2 уровня КТ.
· Настроена автоматическая рассылка единой формы сбора фактических данных.
· Настроены процессы согласования данных.
· Разработаны шаблоны типовых фрагментов сетевого графика проекта.
· Настроены 6 видов отчетов: дорожные карты, отчет по портфелям проектов, отчет с индикацией отклонений по срокам, отчеты по исполнительской дисциплине, финансам, проблемам проектов.
· Реализован механизм эскалации проблем в проектах от исполнителей.
· Выделена зона для операционной деятельности (на примере проектного офиса).
· Проводятся регулярные совещания по статусу проектов и портфеля на основе данных из системы ADVANTA.
· Проведено обучение участников проектной деятельности работе в системе.
· Проведено обучение целеполаганию по SMART, методике управления по КТ, основам сетевого планирования для сотрудников проектного офиса.
Ася Ефимова, руководитель отдела организации и координации проектной деятельности в системе профессионального образования КГАОУ ДПО «Хабаровский краевой институт развития системы профессионального образования»: «Автоматизация проектного управления поставила перед нашей организацией следующие задачи – внедрить проектное мышление и систему управления проектами, чтобы инициировать и реализовывать проекты в соответствии с международными и российскими стандартами проектного управления. До внедрения системы ADVANTA не было единой оперативной координации проектов Института в части единообразия инициации проектов и оперативности контроля – ресурсов сотрудников проектного офиса для этого не хватало. Сегодня ПО работает не только для нужд Института, но и в целом для системы профессионального образования Хабаровского края (это 27 техникумов и колледжей), кроме этого, на его базе реализуется 5 собственных проектов. Система автоматизировала процесс сбора контрольной информации по проектам: это касается сроков, внесения изменений, единой формы устава проекта и механизма инициации. Мы внедрили единую форму устава проекта, стали отсмартовывать цели, результаты проектов, отслеживать, сколько ресурсов затратили на реализацию и что получили в итоге. До этого подобные показатели считали очень укрупненно, без учета внесения изменений в ходе реализации проектов. С внедрением системы сотрудникам проектного офиса и коллективу Института стало проще и удобнее работать. Автоматизирована система сбора отчетности и постановки задач по крупным проектам, реализуемым не одним структурным подразделением».
Факты о системе
· 34 проекта заведено в систему
· 721 задача
· 534 контрольные точки
· 60 пользователей